Organizações e Administração

 Charles Franco Amorim (FACAV)   charles_f_a@hotmail.com

  

RESUMO

Quase todas as pessoas desempenham tarefas de administração. Quem quer que esteja manejando recursos ou tomando decisões está administrando. O processo de administrar é importante em qualquer escala de utilização de recursos: pessoal, familiar, organizacional e social. Este artigo explica o que são as organizações e descreve seus componentes. Descreve também um panorama do processo de administrar organizações, definir cada uma de suas funções, explicar o papel dos gerentes e descrever as competências que são importantes para seu desempenho.

Palavras-Chave: Organizações; Administração; Recursos.

 

 

ABSTRACT

Almost all people do work of administration. Whoever is managing resources and making decisions is managing. The process of management is important in any scale of use of resources: personal, family, organizational and social. This article explains what are the organizations and describes its components. It also describes an overview of the process of managing organizations, define each one of its functions, explaining the role of managers and describe the skills that are important to their performance.

Keywords: Organizations; Administration; Resources.

1- INTRODUÇÃO

A sociedade humana é feita de organizações que fornecem os meios para o atendimento de necessidades das pessoas. Serviços de saúde, água e energia, segurança pública, controle de poluição, alimentação, diversão, educação em todos os níveis, praticamente tudo depende de organizações. Tente pensar em algo que você use e que não dependa de alguma organização.

As organizações fornecem os meios de subsistência para muitas pessoas. Salários, abonos, lucros distribuídos e outras formas de remuneração são fornecidos às pessoas, em retribuição por seu trabalho ou seu investimento. São esses rendimentos que permitem às pessoas adquirir os bens e serviços de que necessitam.

Para atender a todas essas expectativas, as organizações precisam ser bem administradas. É a administração que faz as organizações serem capazes de utilizar corretamente seus recursos e atingir seus objetivos.

2- ORGANIZAÇÕES

Segundo Maximiano (2004), uma organização é um sistema de recursos que procura realizar algum tipo de objetivo, e tem dois componentes importantes: processos de transformação e divisão de trabalho (Figura 1).

 

FIGURA 1 – Principais componentes das organizações. Fonte: Maximiano (2004, p. 26)

2.1- OBJETIVOS

As organizações são grupos sociais para realização de objetivos, que fornecem produtos e serviços. Toda organização existe cm a finalidade de fornecer algum produto e serviço.

2.2- RECURSOS

As pessoas são o principal recurso das organizações.

As organizações são grupos de pessoas que usam recursos: recursos materiais, como espaço, instalações, máquinas, móveis e recursos intangíveis como tempo e conhecimentos.

2.3- PROCESSOS DE TRANSFORMAÇÃO

Por meio de processos, a organização transforma os recursos para produzir os resultados.

Alguns processos que se encontram nas organizações:

- Produção: transformação de matérias-primas, por meio de máquinas e atividades humanas, em produtos e serviços.

- Administração de encomendas: transformação de um pedido feito ou prestação de um serviço.

- Administração de recursos humanos: transformação de necessidades de mão-de-obra em disponibilização de pessoas.

2.4- DIVISÃO DO TRABALHO

Em uma organização, cada pessoa realiza tarefas específicas que contribuem para a realização dos objetivos.

A divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais por meio da especialização.

3- FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS

São as tarefas especializadas que as pessoas e os grupos executam. As funções mais importantes de qualquer organização são analisadas a seguir, de acordo com a Figura 2.

FIGURA 2 – Principais funções organizacionais. Fonte: Maximiano (2004, p. 28)

3.1- PRODUÇÃO (OU OPERAÇÕES)

O objetivo de produção é fornecer o produto ou serviço da organização. Um sistema de operações produtivas utiliza e transforma recursos para fornecer bens e serviços aos clientes, usuários ou público-alvo.

No fornecimento de produtos, matérias-primas são transformadas por pessoas e uso de máquina. Por exemplo: fabricação de pães e automóveis.

Na prestação de serviços, os clientes são processados e transformados. Por exemplo: pacientes tratados em hospitais e alunos educados nas escolas.

Há três tipos principais de processos produtivos:

- Produção em massa: é o fornecimento de grande número de produtos e serviços, que podem ser simples ou complexos.

- Produção por processo contínuo: é o fornecimento virtualmente ininterrupto de um único produto ou serviço, como gasolina, corantes, açúcar ou transmissão de programas de televisão.

- Produção unitária e em pequenos lotes: é o fornecimento de produtos e serviços sob encomenda, simples ou complexos.

3.2- MARKETING

A função de marketing é estabelecer e manter a ligação entre a organização e seus clientes, consumidores, usuários ou público-alvo. A função de marketing abrange atividades de:

- Pesquisa: identificação de interesses, necessidades e tendências do mercado.

- Desenvolvimento de produtos: criação de produtos e serviços, inclusive seus nomes, marcas e preços.

- Distribuição: desenvolvimento dos canais de distribuição e gestão dos pontos de venda.

- Preço: políticas comerciais e estratégias de preço.

- Promoção: comunicação com o público-alvo, por meio de propaganda, publicidade e promoção nos pontos de venda.

- Vendas.

3.3- PESQUISA E DESENVOLVIMENTO

A função de pesquisa e desenvolvimento (P&D) é transformar as informações de marketing em produtos e serviços. Tem também outras funções, como a identificação e a introdução de novas tecnologias e melhoramentos nos processos produtivos, para reduzir custos.

3.4- FINANÇAS

A função financeira cuida do dinheiro da organização. Abrangem também as decisões de:

- Investimento: avaliação e escolha de alternativas de aplicação de recursos.

- Financiamento: identificação e escolha de alternativas de fontes de recursos.

- Controle: acompanhamento e avaliação dos resultados financeiros da organização.

- Destinação dos resultados: seleção de alternativas para aplicação dos resultados financeiros da organização.

3.5- RECURSOS HUMANOS

Em recursos humanos o objetivo é encontrar, atrair e manter as pessoas de que a organização necessita. Isso envolve atividades que começam antes de uma pessoa ser empregada da organização e vão ate depois que a pessoa se desliga. Recursos humanos têm outras funções como:

- Planejamento de mão de obra: definição da quantidade de pessoas necessárias para trabalhar na organização e das competências que elas devem ter.

- Recrutamento e seleção: localização e aquisição de pessoas para a organização.

- Treinamento e desenvolvimento: transformação dos potenciais das pessoas em competências.

- Avaliação de desempenho: informação sobe o desempenho das pessoas e definição de ações que permitam o aprimoramento do desempenho.

- Remuneração ou compensação: definição de mecanismo de recompensas para as pessoas por seu trabalho.

- Higiene, saúde e segurança: proteção das pessoas que trabalham para a organização.

- Administração de pessoal: realização de atividades burocráticas, com registro de pessoal, manutenção de arquivos e prontuários, contagem de tempo de serviço, preparação de folhas de pagamento e acompanhamento de carreiras.

- Funções pós-emprego: recolocação, aposentadoria e outros tipos de benefícios para ex-funcionários.

4- EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

O desempenho de uma organização é medido pela sua eficiência ou eficácia. Mas o que significa isso?

- Eficiência: indica que a organização utiliza a menor quantidade possível de recursos para produzir mais, em outras palavras, ser econômico.

- Eficácia: indica que a organização realiza seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos, mais a organização é eficaz. 

5- ADMINISTRAÇÃO

De acordo com Maximiano (2004), administração é um conjuntos de princípios, normas e funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar sua produtividade e eficiência, para se obter determinado resultado.

5.1- PROCESSO DINÂMICO

 

A administração é um processo dinâmico de toar decisões e realizar ações que compreende cinco processos principais interligados: planejamento, organização, liderança, execução e controle (Figura 3).

 

FIGURA 3 – Principais funções do processo de gestão. Fonte: Maximiano (2004, p. 34)

- Planejamento: é a ferramenta para administrar as relações com o futuro.

- Organização: é o processo de dispor os recursos em uma estrutura que facilite a realização dos objetivos.

- Liderança: é o processo de trabalhar com pessoas para possibilitar a realização de objetivos.

- Execução: consiste em realizar atividades planejadas, por meio d energia física e intelectual.

- Controle: procura assegurar a realização de objetivos.

6- ADMINISTRAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

Nas organizações os administradores ou gerentes são pessoas responsáveis pelo desempenho de outras pessoas, que formam sua equipe, e sobre essa equipe têm autoridade.

7- ESTUDOS SOBRE GERENTES

O trabalho dos gerentes compreende:

- Atividades de tomar decisões.

- Atividades de processar informações.

- Atividades de relacionar-se com pessoas, de dentro e fora da organização.

7.1- PAPÉIS INTERPESSOAIS

São aqueles que envolvem relações com pessoas de dentro e fora da organização. São três os papéis interpessoais que os gerentes desempenham: imagem do chefe, líder e ligação.

- Imagem do chefe: compreende todas as atividades nas quais o gerente age como um símbolo e representante de sua organização (falar em público, comparecer a solenidades, relacionar-se com autoridades em nome de sua empresa).

- Líder: permeia todas as atividades gerenciais e não é uma atividade isolada.

- Ligação: envolve a teia de relações humanas que o gerente deve manter, principalmente com seus pares.

7.2- PAPEL INTRAPESSOAL

Compreende todas as relações e formas de reflexão e ação da pessoa a respeito dela própria, como: autoanálise, autocontrole, automotivação, autoconhecimento, capacidade de organização pessoal e administração do próprio tempo.

8- MAESTRO E CIRURGIÃO

O equilibro entre as competências é à base da distinção ente o papel do administrador maestro e o do administrador cirurgião.

- Administrador maestro: ele conhece as técnicas, mas não sabe como fazer o serviço.

- Administrador cirurgião: além de conhecer as técnicas, ele sabe executá-las para alcançar o objetivo proposto.

6- CONCLUSÃO

Estamos submetidos aos imperativos da competitividade, produtividade, inovação e sustentabilidade. Não há maneira de evitar ou contornar o estabelecimento de um senso de urgência com relação a estes quatro pilares. Acontece que uma organização é um todo, mas importante enfatizar, que a denominação organização deriva exatamente deste fato.

Dentro deste raciocínio é bastante fácil perceber que nenhum dos quatro imperativos acima pode ser atendido por um único departamento ou área da empresa. Inovação não está a cargo apenas de P&D ou do Marketing, mas é preciso inovar na linha de produção. Assim como é preciso inovar, fundamentalmente, o modelo mental da organização, que inclui, especialmente, a gestão de pessoas.

Da mesma forma, produtividade também engloba qualidade total, saúde e segurança no trabalho, bem como qualidade de vida no trabalho.

Por sua vez, competitividade e sustentabilidade dependem diretamente do verdadeiro diferencial competitivo que é a capacidade de aprender que a organização possui. Esta capacidade está totalmente integrada ao perfil dos profissionais que compõe o seu inventário de talentos.

Continuam me estranhando duas situações ainda muito frequentes no mercado: eventos realizados pelas outras áreas que não envolvem o RH e, um RH que não se envolve com eventos de outras áreas - porque as duas coisas acontecem.

Precisamos rever o conceito de organização! E não podemos deixar que as pontas continuem soltas. É impossível estabelecer um senso de missão, um sonho coletivo, uma meta comum, se nem os líderes se comportam com este grau de união e comprometimento. Como falar de trabalho em equipe, transparência na comunicação, pro atividade e sinergia se estas coisas não acontecem de cima para baixo (top-down)?

A nova cultura que as organizações tanto buscam para atingir a excelência, a alta performance e a sustentabilidade será sempre uma utopia enquanto os dois lados da questão não compreenderem que "tudo se resume a pessoas".

7- REFERÊNCIAS

Maximiano, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração – 6. ed. rev. e ampl. – São Paulo: Atlas, 2004.